La charge mentale

Nous stockons beaucoup d'informations dans notre mémoire, mais certaines d'entres-elles ne devraient pas y occuper autant de place. Envoyer un dossier, payer une facture, rédiger un email... Toutes ces petites informations qui parasitent notre mémoire et parfois prendre une importance démesurée. Il faut donc apprendre à vider sa mémoire, sans pour autant oublier pour fonctionner de manière optimale.

Voici quelques astuces pour vous décharger mentalement :

1) Apprenez à faire des listes

Les listes sont comme les disques durs externes pour l’ordinateur, qui symbolise le cerveau. Noter la tâche dans une liste précise, cela évite les mini-fatigues qui s’accumulent. Par exemple, lire plusieurs fois le même message : quand on le reçoit, puis deux heures après, puis le lendemain, etc. Comme on n’a pas le temps de le traiter, on y revient sans cesse et cela prend beaucoup d’énergie et de temps. Alors que si on l’inscrit une fois dans la liste, c’est clarifié et on n’y revient que le moment opportun pour finaliser efficacement.

2) La méthode des petits pas

Les listes permettent de prendre du recul et de mettre en place la méthode des petits pas : il est fondamental d’énumérer des tâches successives pour ne pas procrastiner et s’épuiser. D’autant que certaines macro tâches peuvent paraître très chronophages et énergivores pour le cerveau : c’est trop gros, donc je reporte à plus tard. Alors que si l’on réfléchit une fois aux différentes étapes pour y arriver, on avance par petits bouts et on évite les plans sur la comète. Il convient donc de distinguer le résultat attendu, le cap visé, des différentes actions et des jalons à poser pour les atteindre. Pour être disponible et présent dans l’action, il faut donc noter TOUT ce que l’on n’est pas en train de faire. Et pas seulement les points importants, dont d’ailleurs, on se souvient la plupart du temps sans avoir besoin de les écrire. Une fois tout consigné dans son système externalisé, on a une meilleure capacité de concentration : mon cerveau me sert à mener à bien la tâche du moment, et non pas à me souvenir en parallèle de ce que je dois faire après.

4) Faites des cartes mentales

Elles sont complémentaires des listes. Certains commencent par cela puis déclinent des séries d’actions, d’autres font l’inverse. Peu importe. Les premières permettent de cartographier ses responsabilités, le rôle que l’on a à jouer, les projets et les résultats à atteindre. C’est très utile dans la répartition des tâches au sein d’une famille ou d’une équipe. Et cela doit s’accompagner d’une bonne communication : pour que ça fonctionne, il faut discuter pour s’organiser, mettre les choses à plat en recensant les préférences de chacun et en répartissant équitablement les tâches pénibles pour tous… Au travail, la cartographie passe par la fiche de poste. Mais, bien souvent, les collaborateurs vont au-delà, ils endossent d’autres rôles qu’il est indispensable de recenser. Je conseille donc aux managers de faire cette cartographie pour eux-mêmes et les membres de leur équipe, afin de rechercher un consensus, en particulier concernant les tâches transversales. Dans mon entreprise d’une quinzaine de personnes, nous faisons un point tous les mois et nous reposons les bases des listes et cartes tous les trimestres, selon ce que chacun aime et sait faire.

5) Apprenez à déléguer

Savoir déléguer et faire confiance, c’est fondamental pour alléger la charge mentale. À condition d’accepter les erreurs des autres. Et de bien former les managers, qui, souvent, étaient d’excellents exécutants, mais ne savent pas forcément gérer leur équipe. Ce n’est plus à eux de faire : ils doivent transmettre leur expertise, leurs compétences. Il faut laisser faire et lâcher prise, en ayant pris soin de poser les attendus, de clarifier et de se mettre d’accord pour que chacun comprenne bien son rôle et l’accepte. Un de mes dadas en tant que coach, c’est enlever le flou ! Mais attention, il ne faut pas tomber dans le micro-management et l’ingérence : en équipe, on définit les résultats à atteindre, les grandes lignes et chacun s’organise ensuite, en élaborant ses propres listes d’actions à mener, dans lesquelles le manager n’a pas à s’immiscer.